La reunión en la que nadie habla
Toda empresa tiene reuniones: las normales, semanales, directorios, workshops, 1:1, generales, etc… Fintoc también las tiene, pero con una diferencia: hace 2 años funcionamos con una reunión de sincronización con todo el equipo, en la que nadie habla. 🤐
Grandes empresas como Amazon y Twitter ya habían usado esto para organizarse y hacer más eficientes sus reuniones. Todas usan formatos parecidos pero con distinta implementación. Así que decidimos tomar el punto e implementarlas.
¿Qué hacíamos hace 2 años?
Reuniones normales como te las imaginas: cada equipo presentaba sus avances y había espacio para preguntas después. Después de un tiempo así, nos dimos cuenta de que esto tenía una serie de problemas:
- Eran muy largas y a medida que más crecía el equipo esto empeoraba.
- Se perdía el enfoque con la duración y linealidad de estas reuniones. Los líderes de área hablaban hacia al equipo que después podía hacer preguntas, lo que nos lleva al siguiente problema:
- Si queríamos mantener la reunión en 1 hora o algo parecido, la info era superficial y muchas veces no entraba mucho en detalles importantes. Habían muchos temas que se podían tratar en paralelo y no lo estábamos haciendo así.
Todo esto tenía un impacto en la productividad y concentración del equipo.
¿Qué son las reuniones silenciosas?
Viernes por medio, todo Fintoc se reúne en el Sprintoc. En vez de hablar, nos vamos comunicando en un espacio compartido en el que todos podemos escribir y hacer preguntas.
Para esto usamos Mute. Es una plataforma muy similar a la UX/UI de Slack diseñada por Platanus, específicamente para tener reuniones silenciosas (por si no captaste la referencia del nombre). En resumen, es como crear un Slack temporal, en donde hay canales por equipo (ingeniería, ventas, marketing, etc…), un/a responsable escribe sus updates y el equipo puede discutir estos temas en un espacio de ~40min.
Esto nos ha traído una serie de ventajas:
- Es mucho más eficiente. Al tratar distintos temas en paralelo, permite que más personas puedan participar al mismo tiempo.
- Lo mismo nos permite entregar información mucho más profunda y de calidad al equipo. Los/as responsables de escribir el update tienen que hacerlo y revisarlo el día anterior, asegurando la mayor densidad de información posible.
- Es muy útil para pedir ideas o recibir feedback, ya que tienes la atención plena un equipo diverso, no sólo los de tu área. Esto fomenta muy buenas instancias de colaboración entre distintos equipos.
- Life hack: si te vas de vacaciones, lees los últimos Sprintocs y tienes una idea clara de qué pasó durante tus días fuera. Es mucho más fácil que ver la grabación de una reunión o leer semanas de Slack.
La Implementación en Fintoc
Nuestro toque personal: antes de entrar al Mute, todo Fintoc (~40 personas) nos conectamos a una llamada por Meets en donde se anuncian cosas importantes si es que hay. Además, las nuevas contrataciones tienen un espacio para presentarse en la primera instancia que tienen con todo el equipo.
En general, estos 5-10 min son muy buenos para ver a todo el equipo y comentar algunas cosas. Cuando ingresas al equipo, tu presentación siempre es divertida y hay espacio para que te hagan algunas preguntas.
Cultura Fintoc
Esta es otra de las cosas que reflejan la cultura de Fintoc. Todas las iniciativas de mejora vienen del mismo equipo y van aportando un bloque a la construcción de Fintoc. Y este update a nuestras reuniones generales no es excepción, las propuso alguien del equipo y a la semana siguiente ya estaba implementado.
Y así como lo usamos para el Sprintoc General los viernes por medio, también hacemos reuniones silenciosas en varias areas: Ingeniería tiene weeklys y revisa sus ERDs en silencio, la revisión de Specs de producto y algunos brainstorming inter áreas también son silenciosos.
¿Lo vamos a seguir usando cuando el equipo crezca al doble? No lo sé, quizás encontremos algo más eficiente o que permita tener información todavía más densa y rápida. Pero si tienes algunos de los problemas que nosotros teníamos antes, ¡propónlo en tu equipo!
