Cómo conciliar miles de pagos al día
Para los equipos de contabilidad y tesorería, conciliar las dispersiones -es decir, verificar que lo recaudado por los medios de pago coincide con lo que fue efectivamente transferido a sus cuentas— es una tarea crítica. Procesan grandes volúmenes de información en tiempo récord, con precisión y sin margen de error.
Son equipos preparados -maestros del excel- que tienen todo en contra: desfases entre tiempos de pago y dispersión, comisiones distintas entre cada medio de pago contratado y procesos manuales que demandan muchas horas de trabajo. Todo esto convierte la conciliación en un dolor de cabeza recurrente.
¿Por qué sigue siendo tan complejo? Con tantas herramientas de IA, ¿no hay una alternativa para simplificar esto?
Para entenderlo mejor, veamos los principales problemas a los que se enfrentan los equipos de contabilidad hoy.
Conciliando con medios de pago tradicionales
Buena parte de los problemas a los que se enfrentan los equipos de conciliación se deben a algunas limitaciones que tienen los medios de pago tradicionales.
El principal desafío es el desfase entre lo recaudado y lo liquidado. Mientras los ingresos se registran en tiempo real, los fondos pueden tardar hasta 10 días en llegar a tu cuenta, dependiendo del medio de pago que uses. Esta falta de sincronización genera incertidumbre y complica la cuadratura de cifras en el tiempo que se necesita.
Cuando se acerca fin de mes esto es crítico: hay una caja que cuadrar, respaldar y cerrar por todo el mes. Si una factura no cuadra, todo empeora.
A esto se suma el problema de las comisiones. En liquidaciones con tarifas escalonadas o tramos específicos, puede ser difícil verificar si las comisiones aplicadas coinciden con lo esperado. Esto obliga a los equipos a revisar manualmente grandes volúmenes de datos para identificar diferencias y encontrar los casos en donde está mal descontada cada comisión. Imagínate si eres parte de una empresa que recibe 1.000.000 pagos al mes.
Al recibir compras en cuotas, los comercios asumen una comisión extra a los pagos normales, que también debe ser cuadrada en la conciliación.
¿Cómo lo solucionan?
Con mucho trabajo manual en Excel. Normalmente el medio de pago te envía (o descargas) un archivo de conciliación, que es un .csv con cada pago que te están dispersando.
Suena fácil, pero tiene algunos problemas:
- Este archivo contiene datos e IDs que siguen la lógica del medio de pago y no de tu operación. Esto se ve así: para ti, tu orden del 16/01/2025 10:25 es el pedido #2456. Pero el medio de pago te está enviando lo recaudado bajo un ID de ellos como pid_23478962374. Esto significa que te tienes que adaptar a cómo opera el medio de pago.
- La plataforma en donde descargas la información no siempre permiten filtrar ni personalizar la información que quieres de cada pago, por si quieres armar un archivo propio.
- El archivo puede llegar tarde o no llegar. A veces puede venir incompleto.
Ya vas viendo por qué es tan crítica la tarea de estos equipos. Volviendo al ejemplo anterior: imagínate el caso de la empresa que recibe 1.000.000 pagos al mes, con 3 medios de pago distintos. 🤯
Los equipos de conciliación -y cualquier equipo- necesitan herramientas que trabajen para ellos, no al revés. En una tarea tan crítica, tener claridad sobre las liquidaciones y las comisiones no debería ser un lujo.
Después de conversar con muchos equipos de conciliación mientras desarrollamos nuestro medio de pago, llegamos a una alternativa en Fintoc.
Arma tu propio archivo de conciliación
El sistema de Fintoc está pensado para que pueda adaptarse a tu propia lógica:
- Personalización según tus indicadores
Usando nuestra plataforma, puedes crear tu archivo de resumen, usando tu lógica operativa, no la del medio de pago. Puedes asociar a cada pago tus tus propios identificadores internos, como números de orden, SKU o referencias internas, para filtrar y organizar los datos de cada liquidación de forma sencilla. Así puedes ignorar la lógica de Fintoc y regirte al 100% por las reglas de tu propio negocio.
- Archivos de conciliación automáticos y claros
Los archivos se generan automáticamente y llegan en menos de 24 horas, con horarios de corte y recaudación bien definidos. Esto es además de poder descargar archivos personalizados que necesitas, cuando quieras.
- Liquidaciones completas y seguras
Los archivos con las liquidaciones se envían completos y puedes recibirlos directamente en tu correo, una casilla segura (SFTP) o descargarlos desde nuestra plataforma.
Los equipos de conciliación de pagos quieren hacer su trabajo, no pelear con sus herramientas. Así pueden dedicarle menos tiempo al trabajo manual y más tiempo a lo que realmente importa.
Si quieres saber más, conversa con alguien de nuestro equipo acá.
